Veelgestelde vragen

Op deze pagina vind je een overzicht van de veelgestelde vragen over het project OPEN en de Friese Coalitie OPEN. Wij verversen de vragen en antwoorden regelmatig. Mocht het antwoord op jouw vraag hier niet tussen zitten, dan kun je altijd contact met ons opnemen.

Veelgestelde vragen

Algemeen

Hoe kan ik contact opnemen met de Friese coalitie OPEN?
Je kunt contact opnemen via de mail: FriesecoalitieOPEN@dokterszorg.nl.

Zijn er tips hoe met alle praktijkmedewerkers goed gebruik te kunnen gaan maken van de EHealth mogelijkheden?
Module 2 van de elearning geeft hiervoor praktische tips en handvatten. In onze eerdere nieuwsbrief kun je nog wat meer informatie over deze e-elearning vinden.

Communicatie

Moet ik alle patiënten een brief sturen?
Nee, dat moet niet. Maar praktijken die dat wel gedaan hebben, geven aan dat hierdoor wel meer gebruik gemaakt wordt van de online inzage / e-diensten. Zie ook ons eerdere nieuwsbericht over het communicatiemateriaal.

Waar vind ik voorlichtingsmateriaal en voorbeeldbrieven om inzage in de patiëntendossiers onder de aandacht te brengen?
In ons nieuwsbericht over het communicatiemateriaal vind je hierover meer informatie en je kan ook rechtstreeks kijken op de download pagina.

De ‘folder’ in het communicatiemateriaal was nogal groot, hoe kunnen we die gebruiken?
Het bleek inderdaad een vrij omvangrijke folder te zijn, niet erg geschikt om mee te geven aan patiënten. Maar we kregen een tip uit de regio dat deze folders wel geschikt waren om bijv. op spreekkamerdeuren te hangen. Een aantal praktijken heeft ook het ‘receptenblok’ besteld, die je kan gebruiken om de patiënt een geheugensteuntje mee te geven.
Tenslotte een andere tip die we kregen was om in het HIS een standaard ‘verwijsbriefje’ op A5 formaat aan te maken met daarin bijv. de link naar het portaal en wat nadere toelichting over de wijze waarop de online inzage verkregen wordt.

Hoe kunnen wij zogenaamde persoonlijke aantekeningen maken in ons huisartsensysteem?
Het is ons niet bekend in hoeverre alle HISen al voorzien in de persoonlijke aantekeningen van de zorgverlener. Deze aantekeningen komen niet mee met de online inzage voor de patiënt.
In beginsel moeten wij jullie doorverwijzen naar jullie eigen HIS-leverancier voor dit soort vragen. Maar als iemand de informatie al heeft en het met ons wil delen, dan kunnen wij het wel als ’tip’ met jullie collega’s delen. We hebben ook nagekeken of er landelijk al een overzicht gemaakt is en op dit moment is dat er nog niet. Maar we zullen hier wel aandacht voor vragen. Via deze link kun je ons makkelijk laten weten jij ook behoefte hebt aan deze informatie.

Komt er nog meer PR ondersteuning en een publiekscampagne?
Ja. In eerste instantie hopen we dat de praktijken zelf de online inzage stimuleren bij de eigen patiënten, vanaf het moment dat de praktijk daadwerkelijk online inzage biedt. Daarnaast gaan wij aandacht voor het gebruik van online inzage vragen in de lokale en regionale nieuwsmedia. Ook zullen we informatie gaan delen via nieuwsbrieven van patiëntenverenigingen. Als iemand op dit punt nog vragen, opermerkingen of tips voor ons heeft dan horen we dat uiteraard graag via FrieseCoalitieOPEN@Dokterszorg.nl.

Keuze PGO/portaal

Wat is het verschil tussen een PGO en een portaal? Het belangrijkste verschil tussen een patiëntenportaal en PGO zit hem in het feit dat de zorgverlener het patiëntenportaal kiest en patiënten zelf het PGO kiezen.

Een patiëntenportaal is een beveiligde online omgeving waarin een patiënt inzage heeft in de eigen medische gegevens die in het informatiesysteem van één zorgverlener staan. Een portaal geeft de patiënt dus inzage in de gegevens van één systeem, zoals het HIS. Daarnaast is het portaal de plek waar een zorgverlener andere digitale zorgdiensten aanbiedt. De desbetreffende zorgverlener kiest het portaal en is hiervoor verantwoordelijk.

Een persoonlijke gezondheidsomgeving (PGO) biedt toegang tot medische gegevens van verschillende zorgverleners. Een PGO biedt dus online en beveiligd inzage in gegevens uit meerdere informatiesystemen en kan gegevens uit die systemen ophalen: van het ziekenhuis, de huisarts, apotheek en andere zorgverleners. Patiënten kunnen zelf gegevens toevoegen aan het PGO en bepalen aan wie ze welke gegevens verstrekken.

Kan je later alsnog een PGO starten? We hebben nu al een portaal.

De ontsluiting met een PGO is vanuit de HIS-leveranciers nu nog niet gereed. De praktijk maakt de keuze om te gaan voor een PGO, de patiënt kiest welk PGO. Er zijn heel veel PGO’s, kijk voor de PGO’s die voldoen op de Medmij website. Je kunt dus straks ook je portaal gebruiken naast het ontsluiten naar PGO’s.

Op onze praktijk hebben we gekozen voor een portaal. Wanneer moet dit dan werken voor de patient? En moet ik ook nog iets doen voor het PGO?
In principe hoort dit te werken voor het einde van het jaar. Vanuit het projectteam hebben we gecommuniceerd dat de online inzage via het portaal voor 1 december 2020 gerealiseerd moet zijn, zodat we nog tijd hebben om te bewijzen dat het werkt. Ondertussen wordt het bewijs voor online inzage landelijk samengebracht via de HIS leveranciers. Dit wordt vervolgens ook gedeeld met de zorgverzekeraars zodat zij tijdig hun declaratiesystemen kunnen updaten en declaraties van praktijken goed kunnen afhandelen. Meer informatie vind je in onze nieuwsbrief over de declaraties.
Nu blijkt dat de HIS leveranciers de informatie over het gebruik van de online inzage per praktijk al versturen op 20 november 2020. Als dan de online inzage al gebruikt is kun je per 1 januari 2021 declareren. Hierover krijg je van ons dan nog een bevestiging, dus ook wederom het advies op deze bevestiging te wachten voor je gaat declareren.
Als voor 20 november de online inzage nog niet gebruikt is dan kan het zijn dat we in december nog om een schermafdruk vragen (waarop een testpatient zijn dossier online inkijkt). Zo kunnen we dan zorgen dat we aan alle voorwaarden voor het project voldoen. Indien van toepassing komen we hier nog op terug.

Wat moeten we doen om het PGO voor de patiënt beschikbaar te krijgen? En moet dat ook als ik al een portaal in gebruik genomen heb?
Waar de praktijken samen met de HIS-leveranciers voor moeten zorgen is dat de dossierinformatie beschikbaar is om in een PGO op te vragen. De patiënt kan dan zelf een gekwalificeerd PGO kiezen en binnen die omgeving zijn dossierinformatie opvragen.
Welke stappen je precies moet nemen om de informatie voor de PGO’s beschikbaar te maken kan verschillen per HIS-leverancier. Deze stappen willen we graag samen met jullie begin 2021 (jan/feb) zetten. In december of begin januari verwachten we dat alle details bekend zijn en die zullen we dan met jullie delen.
Als je gekozen hebt voor een portaal dan zul je deze stappen ook moeten doorlopen omdat alle praktijken de informatie naar het PGO moeten ontsluiten.

Krijgen we te maken met extra kosten voor het PGO?
Voor de kosten van de HIS-leveranciers om de koppeling naar de PGO’s te ontwikkelen zullen geen kosten berekend worden naar de praktijken.
Wel is altijd aangegeven dat er wel periodieke (onderhouds)kosten kunnen worden doorbelast. De verwachting was dat deze kosten dan toegevoegd worden aan de kosten voor het huisartsensysteem. Ondertussen blijkt dat een deel van de kosten ook buiten de overeenkomst met de HIS-leverancier kunnen liggen. Er kan bijvoorbeeld een aparte overeenkomst tussen de praktijk met een zogenaamde DVZA organisatie gevraagd worden. Deze partij verzorgt de overdracht van informatie uit het huisartsendossier naar het PGO van de patient.
Sommige HIS-leveranciers berekenen dus de kosten van de DVZA door aan de huisarts (namens de DVZA organisatie). Andere leveranciers vragen de praktijken om zelf direct een overeenkomst met de DVZA organisatie aan te gaan.

Scholing

Ik heb geen mail gehad om de e-learning te maken, hoe kan dat?
Vraag aan de contactpersoon in de praktijk om je toe te voegen aan de e-learning. Als dat al gedaan is, kan het zijn dat het e-mailadres niet correct is. Als dit wel correct is, kan het zijn dat de uitnodiging in de spam map terecht is gekomen. Mocht je de mail helemaal niet kunnen vinden, neem dan contact met ons op.

Hoe kan ik deelnemers toevoegen om de e-learning te maken?
Om deelnemers toe te voegen (inclusief contactpersoon) aan de e-learning moet de site https://dashboard.open-eerstelijn.nl/ gebruikt worden. Om de e-learning te maken moet https://scholing.open-eerstelijn.nl/open/ gebruikt worden, dit zijn dus twee verschillende sites.

Moet de e-learning van module 1 op 1 juli 2020 afgerond zijn?
Nee, dat moet niet. Om te voldoen aan de voorwaarden moeten de praktijkmedewerkers de e-learning wel afgerond hebben. Wij adviseren wel nadrukkelijk om vóór 1 juli 2020 de e-learning af te ronden, zodat iedereen op de hoogte is van de wetgeving m.b.t. elektronische inzage.

Waar kan het certificaat gedownload worden van de e-learning?
Log in op scholing.open-eerstelijn.nl/open

Ga naar het hamburgermenu (rechtsboven)
Klik op “ingeleverd werk”
Klik op “score’’
Klik op “lint” icoon om het certificaat te downloaden

Wetgeving

Wat als de praktijk voor 1 juli nog geen portaal / PGO heeft dat online inzage kan realiseren voor de patiënt?
Er is een aantal scenario’s waardoor het kan zijn dat de praktijk nog geen online inzage kan realiseren. Er kunnen zich hierbij 3 scenario’s voordoen:

Jullie HIS-leverancier in combinatie met de portaalleverancier kunnen nog niet per 1 juli 2020 online inzage bieden, dit hebben ze pas later dit jaar gerealiseerd
Jullie besluiten het portaal rustig te implementeren en dit zal waarschijnlijk vóór 1 juli 2020 nog niet afgerond zijn
Jullie besluiten om te wachten op de online inzage door middel van de persoonlijke gezondheidsomgevingen (PGO’s)

In bovenstaande gevallen moet er een oplossing komen om vanaf 1 juli 2020 tot de realisatie van een PGO/portaal binnen de praktijk toch aan de wetgeving te voldoen. Hiervoor zijn een aantal oplossingen:

1. Zorgmail gebruiken Door alle praktijken wordt zorgmail al gebruikt om bijvoorbeeld berichten van ziekenhuizen binnen te krijgen via EDIFACT. Je kunt dus al (kosteloos) mailen met zorgverleners, maar dit kan ook met patiënten. Indien een patiënt bij jullie komt dat hij graag zijn dossier wil inkijken, dan gaat dit als volgt. De patiënt moet zich in de praktijk legitimeren door middel van een geldig identiteitsbewijs. Deze stap is verplicht vanuit de privacy/AVG wetgeving. Hij zal dan zijn mailadres en telefoonnummer aan jullie doorgeven. Jullie kunnen vervolgens een uitdraai maken van zijn dossier en deze via Zorgmail naar de patiënt opsturen. De patiënt krijgt tegelijkertijd een code opgestuurd via sms, welke hij nodig heeft om de mail te openen.

2. Het dossier op een USB-stick aan de patiënt geven Bij deze optie moeten jullie als praktijk zelf USB-sticks aanschaffen. Hier zet je dan de uitdraai van het dossier op. De patiënt moet zich wederom legitimeren in de praktijk, voordat jullie de USB-stick aan hem overhandigen. Dit moet gebeuren met nieuwe USB-sticks. Jullie mogen NOOIT een USB-stick van een patiënt zelf in jullie praktijkcomputer stoppen. Je weet namelijk nooit of daar een virus op staat die jullie computer aanvalt of een programma om in 1 keer al de patiëntgegevens van de praktijk te downloaden, dit levert dus problemen op. Indien jullie zelf een USB-stick uitgeven, kun je deze maar eenmalig gebruiken. Wat goed is om te weten: Indien de patiënt de USB-stick gekregen heeft en deze onderweg kwijt raakt, valt dit niet onder jullie verantwoordelijkheid.

Hoe is online inzage voor minderjarigen geregeld?
Ouders/verzorgers hebben recht op inzage in het dossier van het kind als hij/zij onder de 12 jaar is. Een kind tussen de 12 en 16 jaar mag zelf kiezen of zijn/haar ouders recht hebben op online inzage. Boven de 16 vervalt automatisch het inzagerecht van de ouders en is altijd expliciete toestemming nodig. Meer informatie vindt u op de website van de Patiëntenfederatie. In de toekomst wordt de online inzage voor gemachtigden, ouders en wettelijke vertegenwoordigers geregeld via DigiD en een daaraan gekoppelde toegangsverleningsservice (TVS). Dit valt onder de verantwoordelijkheid van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Praktische invulling
In afwachting van een landelijke regeling via DigiD en TVS verschilt per HIS-leverancier en/of portaal hoe de online inzage voor kinderen jonger dan 16 jaar, binnen de wettelijke mogelijkheden, is geregeld. In de praktijk zien we dat ouders dit oplossen door een DigiD aan te vragen voor hun kind en daarmee toegang krijgen tot de medische gegevens van dat kind.

Wanneer kan de praktijkvergoeding per patiënt gedeclareerd worden?
De vergoeding per ingeschreven patiënt mag gedeclareerd worden als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

De praktijk is deelnemer van de Friese Coalitie OPEN
De door ons aangeboden verplichting scholing is afgerond (dus ook deel 2 e-learning)
Patiënten zijn geïnformeerd over de aangepaste werkwijze (pas zinvol als de online inzage beschikbaar is; wij gaan dit ondersteunen met communicatiemateriaal)
De online inzage is gerealiseerd conform NHG-richtlijn online inzage H-EPD (via portaal of PGO; bij het leveren van ‘bewijs’ gaan wij ondersteunen)

Kan de tijd die gemoeid is om een afschrift te maken van het elektronisch dossier ook gedeclareerd worden?
In de wettelijke verplichting tot het verstrekken van een elektronisch afschrift is opgenomen dat dit afschrift kosteloos moet worden verstrekt. Dit in tegenstelling tot een papieren afschrift, waar een redelijke vergoeding voor kopieer of printkosten mocht worden gevraagd. Zie ook de informatie van de KNMG over dit onderwerp.

Ons portaal heeft (nog) geen DigiD-koppeling. Mogen wij ook telefonisch vergewissen of moet iedereen zich op de praktijk legitimeren?
Via een van jullie collega’s kregen we deze vraag inclusief het antwoord van de LHV doorgestuurd: Is het rechtsgeldig om telefonisch de identiteit van de aanvrager te vergewissen, door te bellen op het nummer wat in het dossier staat en het stellen van controlevragen? Dit (zie link) lees ik op de SBV-Z pagina m.b.t. het verlenen van zorg. Geldt dit ook voor de geschetste situatie?
Antwoord: “De identificatieplicht of vergewisplicht gelden ook voor deze situatie. Dat betekent dat een patiënt zich moet legitimeren wanneer hij/zij zich voor de eerste keer tot u wendt óf voor zover dit redelijkerwijs nodig is om te kunnen vergewissen (bijvoorbeeld omdat u twijfelt of omdat er geen controlevragen gesteld kunnen worden)”
“Het stellen van controlevragen kan dus voldoende zijn, maar wanneer u toch twijfelt zal de patiënt zich moeten legitimeren op de praktijk. Ik adviseer inderdaad zelf contact op te nemen met de patiënt die de aanvraag heeft gedaan en een aantal controlevragen stellen, zoals geboortedatum, voornamen, postcode en laatste cijfers van het bsn. Nu familieleden soms al deze gegevens ook kunnen hebben van de patiënt is het wel van belang zorgvuldig hiermee om te gaan. U kunt beter één keer te veel een patiënt toch vragen zich te legitimeren dan dat er iets mis gaat”